会计档案是指会计凭证、会计账簿（含备查账簿）、财务报表、财务计划、财务分析等会计核算专业的文字、图表和电脑软盘资料。它是记录和反映经济业务的重要资料和证据，必须切实加强对会计档案的管理。

实施电子会计档案管理，电子会计档案系统可根据会计凭证内的摘要、科目、金额、凭证编号等信息对已归档的凭证模糊搜索，调阅者可以在已知信息少的情况下尽可能地找出所需要的信息，方便灵活地查阅档案，提高利用效率和工作效率。

提高利用效率，降低查找难度。本单位已入库的纸质会计档案无法建立与电子凭证索引关系，查阅繁琐困难。查阅时，需现场填写档案查阅申请单，经部门负责人审核，领导审批，档案管理人员一笔一笔地翻找，耗时耗力；异地调阅会计档案，需要现场手工办理审批流程，程序繁琐，效率低下，甚至造成企业经济损失。

提高工作效率，实现资源共享。本单位会计档案多为立卷装盒归档、集中库房保管，会计人员查验会计档案时，要到档案库房查找，耗时耗力，工作效率低下，信息传递依靠运输邮寄，难以建立企业间信息共享机制。实施电子会计档案管理，会计人员直接按权限在线查验会计档案，省时省力，全面提升了工作效率，电子会计档案管理系统支持跨区域调阅档案，多人同时在线查阅，企业各业务部门能够根据相应权限利用电子会计档案系统及时抓取数据，与财务共享中心结合，形成综合解决方案，打破系统间的壁垒，增强互补，进而推动企业整体“业财融合”战略。

实施电子会计档案管理，一方面利用加密技术与数字签章，使电子会计档案在收集归档、保管、利用等各个环节减少篡改、损毁、丢失的可能，另一方面以法律的形式确定电子会计档案的效力，规范电子会计档案形成的过程与机制，从技术和制度两方面保障电子会计档案的原始性、真实性和安全性。

企事业单位会计档案电子化的推行需加大电子会计档案软硬件设施投入，加快电子会计档案管理的推进，减少安全隐患。